約束をして訪問されるお客様は「吉田様でいらっしゃいますね。お待ちいたしておりました。どうぞ」と言われ、目的の人へすぐ取り次がれることを期待しているものです。
しかし、来客を知らされていなかった場合、受付応対者は、名前や用件を伺ったり、名指し人に確認したりといった約束のないお客様に対するような応対をしてしまいます。
もし、予約のお客様にそのような応対をしてしまったときは、
「失礼いたしました。ただ今すぐに連絡いたしますので、こちらで少々お待ちくださいませ」と、まずお詫びをします。
そしてすぐ応対者に連絡をし、応接室などの確認をします。
さらに適切な場所にご案内しますが、その際内部連絡の不徹底の上塗りをしないように、よりていねいな応対を心がけるべきです。
毎日お客様の来社予定を知らないままで、その都度の対応をしていては応接室などが準備できていなかったり、取り次ぎがスムーズにいかないなどの段取りの悪さを露呈したりするものです。
その結果、お客様を待たせたりして印象の悪い応対になってしまいます。
このようなことを防ぐためには来客がある場合、受付担当者に口頭で連絡してもらうことや、受付の場所に「来客予定表」などのノートを備えつけ、来客を予定している人が各自、記入するなどの社内ルールを作るとよいでしょう。
三上靖史・住宅鑑定風水インストラクター
